În cabinetele de contabilitate, a doua jumătate a lunii seamănă cu un șantier. Declarații, termene, documente care lipsesc, iar în tot acest timp telefonul sună. Clienții întreabă ce acte trebuie aduse, până când se depun documentele, cât costă o înființare de firmă. Răspunsurile există, dar fiecare cere câteva minute din timpul cuiva care are altceva de făcut. Un plugin WordPress lansat în România încearcă să reducă povara acestor întrebări repetitive: Leono AI Chat Bot.
Produsul este dezvoltat de Succes SEO. Potrivit descrierii oficiale, este un asistent virtual AI care răspunde vizitatorilor site-ului 24 din 24, folosind doar informațiile firmei: program, servicii, prețuri orientative, documente. Un cabinet contabil poate include aici lista serviciilor, programul de lucru, modul de colaborare și documentele solicitate la preluarea unui client nou.
Zece întrebări, un singur răspuns bun
Dacă este observată atent, activitatea unui cabinet arată un tipar: aceleași întrebări, puse de persoane diferite. De aceea, pagina dedicată asistentului virtual pentru contabilitate se concentrează pe întrebările frecvente, adică pe acelea la care răspunsul poate fi scris o singură dată și apoi oferit de asistent. Interpretările legislative sau situațiile particulare ale unui client rămân la contabil. Asistentul nu dă consultanță fiscală.
Din conversație, un client potențial
Când vizitatorul vrea să fie contactat, asistentul îi cere un nume și un telefon sau un email. Cererea pleacă pe email către cabinet și se păstrează în panoul WordPress, de unde poate fi exportată în CSV. Pentru cabinetele care folosesc un CRM sau alte aplicații, datele pot fi trimise, opțional, prin webhook, Zapier sau Make. Astfel, o persoană interesată de serviciile cabinetului, dar care nu a vrut să sune, nu dispare din evidență.
Să știi ce se întâmplă, pas cu pas
Mulți antreprenori preferă să înțeleagă un instrument înainte de a-l folosi. De aceea, pagina cum funcționează Leono descrie fluxul complet, de la instalare până la primirea cererilor. Baza de cunoștințe poate fi construită prin scanarea site-ului, iar contabilul o corectează: un termen modificat, un serviciu nou, un tarif actualizat. Eroarea cea mai gravă ar fi o informație fiscală depășită, deci verificarea periodică este obligatorie.
Documente, confidențialitate și GDPR
Contabilii lucrează cu date sensibile și cunosc importanța confidențialității. Potrivit descrierii, produsul oferă unelte pentru conformitate GDPR, moderare și securitate, precum și setări de retenție a datelor. Este recomandabil ca asistentul să fie configurat să nu ceară documente sau informații financiare în conversație, ci doar datele de contact, urmând ca restul să se discute printr-un canal ales de cabinet.
Perioadele de vârf, fără panică
Lunile de închidere a bilanțului sau termenele de depunere aduc cele mai multe solicitări, exact atunci când echipa are cel mai puțin timp. Un asistent care răspunde la întrebările de bază, la orice oră, permite contabililor să se concentreze pe lucrările urgente. Cererile de contact se adună în panou, iar cabinetul le poate parcurge când termenul a trecut și apare un moment de respiro.
Costuri și alegerea modelului AI
Licența este de 149 de lei pe an pentru un website, la lansare, trimisă pe email după plată. Consumul AI se plătește separat, direct furnizorului ales dintre Claude, GPT, Gemini sau Grok. Panoul, documentația și suportul sunt în limba română, iar aspectul ferestrei poate fi personalizat pentru a se potrivi cu identitatea cabinetului.
Niciun instrument nu poate înlocui relația dintre contabil și client. Un asistent virtual poate, în schimb, să elibereze timp prețios în perioadele aglomerate, preluând întrebările simple și transmițând cererile serioase către cine are competența să le rezolve. Un demo interactiv, disponibil pe site-ul produsului, permite verificarea modului în care ar putea funcționa în practică.
